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2015.10.02更新

社会保険・労働保険の手続きの中で、従業員から「まだですか?」と最も催促される健康保険証離職票
その二つを電子申請で処理した場合の流れについてみてみましょう。


 A会社    社会保険・労働保険の手続きを社労士に委託
 B担当者   A社の人事労務担当者
 社労士   A社を担当している社労士
 Dさん    A社の新入社員 
 Eさん    A社の退職者


〜健康保険証編〜


〇月3日
【B担当者】

「一人入社しましたので、入社書類(※1)を送付します。」とC社労士にメール。

 

【C社労士】
「了解しました。保険証が発行されるまで、3〜4日かかります。」とメールで返答。

書類を確認し、不明事項があれば、スカイプ、メールまたは電話で問い合わせ(※2)。
雇用保険 →e-Govで管轄のハローワークに取得届を電子申請
社会保険 →e-Govで管轄の年金事務センターに取得届を電子申請


【※1】
弊社作成の労働者名簿と入社誓約書などがセットになった書類です。
法定の労働者名簿の必要事項を盛り込んでいる他に、緊急連絡先や給与振込先などを記載できるようになっています。
これに年金手帳や雇用保険被保険者証のコピーを添付して弊社に送っていただきます。

【※2】
弊社は、担当者様とやりとりするビジネスツールとして、メールや電話の他にスカイプを使用しています。
スカイプですと、すぐに返信が返ってくるので、担当者も社労士もわからないことや知りたいことがリアルタイムで解決されて、時間の無駄がなくなります。

〇月5日
【C社労士】

厚生労働省から、手続き完了のお知らせと公文書が届いたわ。
・雇用保険 →公文書を会社のパスワードを設定。
・社会保険 →公文書に会社のパスワードを設定。
Zipファイルに圧縮してB担当者様にメールで送付。
「Bさん、入社手続きが完了したので、メールで公文書を送っておきました〜。 明日、協会けんぽから会社宛てに健康保険証が発送されます。」とスカイプ。


【B担当者】

「了解で〜す。」とC社労士にスカイプ。
届いた公文書はデータで保管できるから、時間ができたときにまとめて印刷しよう。
あ、そうだ新入社員に雇用保険被保険者証をメールで送付しておかなくちゃ。


【Dさん】

あ、メールで雇用保険被保険者証が届いた。

パスワードを入れて開封してくださいって書いてある。

へえ〜。雇用保険被保険者証って、今はPDFでくれるんだ。
前の会社は紙だったから失くしたとき再発行してもらったけど、データでもらえるんだったら、いつでも印刷できるから便利だなあ〜。

 


〜離職票編〜


〇月15日
【Eさん】 

 「来月末で退職することになったのですが。」


【B担当者】

 「それでは、退職願と誓約書(※3)をメールで送付しますので、それに書いて会社に提出して下さい。」
 「月末に一人退職者がでましたので、退職願と給与データを送付します(※4)。手続きをお願いします。」とC社労士にメール。

 

【C社労士】

 「了解しました。退職日を過ぎたら手続きします。3日くらいで離職票が交付されると思います。」

【※3】
弊社作成の退職願と退職誓約書がセットになった書類です。
退職理由や退職後の連絡先(住所およびメールアドレス)などのほかに、健康保険を任意継続するか、離職票を発行してほしいのか、住民税は一括徴収希望か、資格喪失連絡票は必要かなど、退職処理に必要な情報が盛り込んであります。
また離職票作成に確認が必要となる退職理由もチェックマークを入れてもらえるようになっており、必要な情報がすべて網羅されているので、社労士への連絡は、これで完結します。


【※4】
弊社では、給与奉行(8iシリーズ、iシリーズ)、弥生給与、給与応援を使っています。
給与計算ソフトのデータそのものを送っていただくことによって、離職票の手続きだけでなく、標準報酬の月額変更があるかどうか、確認しています。

翌月3日

【C社労士】

厚生労働省から、手続き完了のお知らせと公文書が届いたわ。
・雇用保険 →公文書を会社のパスワードを設定。
・社会保険 →公文書に会社のパスワードを設定。
Zipファイルに圧縮してB担当者様にメールで送付。
「Eさんの退職手続きが終わりましたので、メールで公文書を送っておきました〜。」とB担当者にスカイプ。


【B担当者】

「了解で〜す。」とC社労士にスカイプ。
届いた公文書はデータで保管できるから、時間ができたときにまとめて印刷しよう。
退職者に離職票をメールで送付して完了ね。
離職票をわざわざ簡易書留や宅配便で郵送しなくてすむから楽だわ〜。


【Eさん】 

あ、離職票がメールで届いた。
所定のパスワードを入力して開封。      
届いた書類をA4で印刷すればいいのね。
1週間くらいかかると思ってたら、3日で届いた。
離職票のバーコードをハローワークが読み込んで失業保険の手続きをしてくれるらしい。
なるほど〜。
明日さっそくハローワークに行ってこうよう。

投稿者: 社会保険労務士法人ユナイテッドブレインズ

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