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2015.08.29更新

電子申請ってどんな感じ??

社会保険・労働保険の手続きの中でも、従業員から会社に対して「まだですか?」と最も催促される健康保険証離職票
その二つについて、電子申請で処理する場合の流れをみてみましょう。
 A会社:社会保険・労働保険の手続きをUB(ユナイテッドブレインズ)にアウトソース
 B担当者:A社の人事労務の担当者
 C社労士:UBでA社を担当している社労士
 Dさん:A社の新入社員
 Eさん:A社の退職者


~健康保険証編~
〇月3日
B担当者:「一人入社しましたので、入社書類(※1)を送付します。」とC社労士にメール。
「了解しました。保険証が発行されるまで、3~4日かかります。」とメールで返答。
C社労士:書類を確認し、不明事項があれば、スカイプ、メールまたは電話で問い合わせ(※2)。
雇用保険 → e-Govで管轄のハローワークに取得届を電子申請
社会保険 → e-Govで管轄の年金事務センターに取得届を電子申請。

【※1】
UB作成の労働者名簿と入社誓約書などがセットになった書類です。
法定の労働者名簿の必要事項を盛り込んでいる他に、緊急連絡先や給与振込先などを記載できるようになっています。
これに年金手帳や雇用保険被保険者証のコピーを添付してUBに送っていただきます。
社会保険や雇用保険の資格取得手続きに必要な情報はすべて網羅されていますので、社労士用に入社連絡票を書いていただく必要はありません。
【※2】
弊社は、担当者様とやりとりするビジネスツールとして、メールや電話の他にスカイプを使用しています。
スカイプを使用すれば、すぐに返信が返ってくるので、担当者の方も社労士もわからないことや知りたいことがリアルタイムで解決されて、時間の無駄がなくなります。

〇月5日
C社労士:「厚生労働省から、手続き完了のお知らせと公文書が届いたわ。」
雇用保険 → 公文書を会社用と従業員用にわけて、それぞれのパスワードを設定。
社会保険 → 公文書に会社のパスワードを設定。
Zipファイルに圧縮してB担当者様にメールで送付。
「Bさん、入社手続きが完了したので、メールで公文書を送っておきました~。 明日、協会けんぽから会社宛てに健康保険証が発送されます。」とスカイプ。

B担当者:「了解で~す。」とC社労士にスカイプ。
届いた公文書はデータで保管できるから、時間ができたときにまとめて印刷しよう。
あ、そうだ新入社員に雇用保険被保険者証をメールで送付しておかなくちゃ。

Dさん:「あ、メールで雇用保険被保険者証が届いた。パスワードを入れて開封してくださいって書いてある。」
「へえ~。雇用保険被保険者証って、今はPDFでくれるんだ。」
「前の会社は紙だったから失くしたとき再発行してもらったけど。データでもらえるんだったら、いつでも印刷できるから便利だなあ~。」


~離職票編~
〇月15日
Eさん:「来月末で退職することになったのですが。」
B担当者: 「それでは、退職願と誓約書(※3)をメールで送付しますので、それに書いて会社に提出して下さい。」
「月末に一人退職者がでましたので、退職願と給与データを送付します(※4)。手続きをお願いします。」とC社労士にメール。
C社労士: 「了解しました。退職日を過ぎたら手続きします。1~3日くらいで離職票が交付されると思います。」

【※3】
UB作成の退職願と退職誓約書がセットになった書類です。
退職理由や退職後の連絡先(住所およびメールアドレス)などのほかに、健康保険を任意継続するか、離職票を発行してほしいのか、住民税は一括徴収希望か、資格喪失連絡票は必要かなど、退職処理に必要な情報が盛り込んであります。
また離職票作成に確認が必要となる退職理由もチェックマークを入れてもらえるようになっており、必要な情報がすべて網羅されているので、社労士への連絡は、これで完結します。
【※4】
UBでは、給与奉行(iシリーズ、21シリーズ)、弥生給与、給与応援を使っています。
給与計算ソフトのデータそのものを送っていただくことによって、離職票の手続きだけでなく、標準報酬の月額変更があるかどうか、確認しています。

翌月3日
C社労士: 「厚生労働省から、手続き完了のお知らせと公文書が届いたわ。」
雇用保険:公文書を会社用と従業員用にわけて、それぞれのパスワードを設定。
社会保険:公文書に会社のパスワードを設定。
Zipファイルに圧縮してB担当者様にメールで送付。
「Eさんの退職手続きが終わりましたので、メールで公文書を送っておきました~。」と
B担当者にスカイプ。
B担当者: 「了解で~す。」とC社労士にスカイプ。
届いた公文書はデータで保管できるから、時間ができたときにまとめて印刷しよう。
とりあえず、退職者に離職票をメールで送付して終了ね。
離職票をわざわざ簡易書留や宅配便で郵送しなくてすむから楽だわ~。
Eさん: あ、離職票がメールで届いた。
所定のパスワードを入力して開封。      
届いた書類をA4で印刷すればいいのね。
1週間くらいかかると思ってたら、3日で届いた。電子申請って早いのね♪。
離職票のバーコードをハローワークが読み込んで失業保険の手続きをしてくれるらしい。
なるほど~。
明日さっそくハローワークに行ってこうよう。


ユナイテッドブレインズでは、電子申請による手続きを推奨していますが、公文書を紙媒体でご希望の場合は、郵送することももちろん可能です。
でも、最初は躊躇されていた担当者の方々も、ためしで公文書をメール送付するようになってから、電子申請への切り替えを希望される方が圧倒的に増えました。
御社も電子申請による手続きに切り替えませんか?
電子申請には、会社側にとって
社会保険・労働保険の書類をデータで保管できる。
データ保管のため、必要なときに印刷してファイルできる。
データ保管できるので、ファイルに綴る手間が省ける
雇用保険被保険者証や離職票など従業員に渡さなければならない書類をメールで送付できるので、時間がかからないし、郵便代・宅配便代が節約できる。
というメリットがあります。
 今後は、電子申請が主流となっていくものと思われます。

Q 電子申請してから公文書が発行されるまで、どのくらいの時間がかかるのですか?
A 手続の種類や管轄のハローワークや年金事務センターにもよりますが、だいたい3日から4日かかります。
(ただし4月は年度始まりで事務処理数が多いため、5月はGWがあるため、普段より処理に時間がかかります)。

Q 今までに行った電子申請の中で一番早かった手続きは何ですか?
A 新宿ハローワークに育児休業給付金の申請をしたときが一番早かったです(初回の認定も含める)。
午前9時に申請して、2時間後の午前11時には、公文書が発行されました。
あまりにも早かったので、公文書が届いたときは、書類に不備があって差し戻された?のかと思いました。
公文書を受け取ってすぐに、会社の人事担当者にメール送付し、人事担当者はすぐに育休者にメール送付したので、午前11時半には、育休者の手元に、給付金のお知らせが届きました。

Q 窓口で手続きした場合と、比べるとどのくらい早いのでしょうか?
A たとえば、育児休業給付金の手続きを窓口に行って手続きすると、UBから新宿ハローワークまで約1時間→窓口で1時間待ち→書類を受け取ってUB事務所に戻り→会社宛てに郵送→翌日か翌々日に会社に書類が到着→人事担当者が育児休業者に郵送→翌日か翌々日に育児休業者の自宅に到着と、4~5日かかってしまいます。


手続きは電子申請で!

ユナイテッドブレインズでは、労働・社会保険の手続きは、原則として電子申請で行います。
電子申請により、決定通知書など会社控えは、PDFでメール送付いたしますので、手続きにかかる時間やコストを大幅にカットできます。
離職票などの被保険者通知用の公文書もPDFでメール送付いたしますので、人事ご担当の方から退職者へそのままメールで送付することができ、郵送する手間が省けます。

投稿者: 社会保険労務士法人ユナイテッドブレインズ

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